PARAMÉTRAGE COMPTE
Paramétrage du compte et logiciel
Durée nécessaire : 40 minutes environ.
Étape 1 : Création du compte
Connectez-vous sur le lien suivant : https://www.consultoo.fr/gestion-de-cabinet/s-inscrire
Renseignez votre email professionnel + un mot de passe de 8 caractères minimum dont 1 Majuscule, 1 minuscule, 1 chiffre.
Vous recevrez instantanément un email sur cette adresse. Si vous ne l’avez pas reçu dans les 2 minutes qui suivent, regardez dans vos spams.
Cliquez ensuite sur le lien « Confirmer votre email » pour créer le compte.
Vérifiez bien que votre email est bien orthographié sinon vous serez bloqué.
Une fois que vous aurez renseigné votre adresse email et un mot de passe, vous recevrez un lien pour activer votre compte.
Vérifiez bien vos spams si vous n’avez pas reçu instantanément l’email.
Étape 2 : Paramétrage du profil
Munissez-vous de votre numéro ADÉLI, numéro SIRET et RPPS si concerné.
Vous allez devoir remplir votre profil puis créer votre cabinet principal. Remplissez tous les champs obligatoires pour terminer la création du compte. Vous pourrez bien entendu modifier ces éléments ultérieurement depuis votre compte.
Si vous ne disposez pas de votre numéro ADÉLI / RPPS / SIRET au moment de votre inscription, vous pourrez quand même continuer la procédure. Il faudra nous communiquer ces numéros par email ou dans le tchat ultérieurement pour valider votre compte.
Votre numéro personnel nous permettra de vous contacter directement en cas d’urgence. Vous ne serez pas dérangé sur ce numéro par nos équipes pour vous présenter des offres ou autre.
La photo de profil est conseillée afin de rassurer les patients qui prennent rendez-vous en ligne avec vous. Si vous ne souhaitez pas mettre de photo de vous, ajoutez une photo de votre cabinet. Quoi qu’il en soit, la photo n’est pas obligatoire et vous pourrez changer ultérieurement.
Si vous cochez sur « Recevoir des notifications par email pour les rendez-vous », un email avec un fichier iCal vous sera envoyé systématiquement peu importe si le patient a pris rendez-vous en ligne ou si c’est vous qui avez ajouté le rendez-vous. En cliquant sur le fichier vous pourrez facilement l’ajouter à votre agenda sur votre téléphone.
A l’étape suivante, vous devrez créer votre cabinet principal. Déterminez un nom de cabinet et les informations de votre cabinet.
Le choix de la couleur du cabinet aura un impact la couleur des créneaux dans votre cabinet. Attention, si vous avez plusieurs praticiens permanents dans le cabinet, cette couleur sera caduque.
L’adresse de votre cabinet sera proposée par l’autocomplete de Google et permettra de le géolocaliser. Si votre adresse n’existe pas, renseignez une adresse à proximité qui existe et sélectionnez la. Bougez ensuite le curseur sur la carte jusqu’à votre cabinet et renseignez votre adresse complète.
Dans le cas où vous ne passeriez pas par cette étape, vous risquez de ne pas apparaitre dans le moteur de recherche de Consultoo qui fonctionne avec la géolocalisation.
Le message d’information permet de faire accepter des conditions particulières à vos patients avant de prendre rendez-vous. Par exemple lui faire accepter de ne pas venir au cabinet s’il présente des symptômes du COVID-19.
Étape 3 : Sélectionner votre offre et enregistrer un moyen de paiement
Vous devez sélectionner une offre afin d’accéder aux fonctionnalités de votre compte.
Une fois votre cabinet créé, vous devrez cliquer sur le bandeau en haut pour sélectionner votre offre. Cela permettra de déverrouiller toutes les fonctionnalités et paramétrages de votre compte.
Sélectionnez ensuite l’offre que vous souhaitez utiliser.
A ce jour, le paiement de votre abonnement se fait uniquement par Carte Bancaire. Nous vous demanderons donc d’enregistre votre CB.
Quand vous sélectionnez une offre, vous n’avez rien à payer. L’abonnement étant facturé à la fin du mois.
Si vous souhaitez utiliser un autre moyen de paiement (Prélèvement sur votre compte), vous pouvez le faire uniquement avec l’offre Consultoo Élite. Dans ce cas nous passerons par une plateforme externe sécurisée pour votre abonnement. Des frais de gestion de prélèvement de 1,2 € TTC seront ajoutés à votre facture dans ce cas.
Étape 4 : Paramétrages du module de facturation des actes et courriers
Paramétrez le module de facturation afin de pouvoir facturer vos patients à la fin de chaque consultations
Vous devrez d’abord créer vos actes et honoraires.
Pour cela rendez-vous dans le menu Paramètres > Actes et honoraires.
Créez tous les actes tels qu’affichés dans votre cabinet. Pensez à créer des actes gratuits lorsque vous prenez en charge des amis/famille ou bien un renvoi pour un avis médical par exemple.
Pour ajouter votre signature à la suite de vos factures, il vous suffit d’ajouter une signature dans le menu Paramètres > Signature
Signez et tamponnez sur une feuille blanche puis cliquez sur le bouton « Prendre une photo ». Votre webcam s’activera (autorisez votre navigateur à l’ouvrir si nécessaire) puis cliquez sur prendre la photo.
La signature se détoure automatiquement pour que le rendu soit propre à l’aide du réglage de la luminosité et du contraste.
Paramétrez ensuite le contenu textuel de vos factures dans le menu Paramètres > Contenu textuel de la facture.
Nous vous fournissons des mentions légales par défaut. Vous pouvez les modifier à votre sauce en enlevant par exemple la mention « accepte les règlements par carte bancaire » ou « membre d’une association agréé ».
Enfin, paramétrez vos modèles de courrier afin de pouvoir générer des courriers liés aux consultations. Pour cela il faut aller dans le menu Paramètres > Modèles de courrier.
Créez autant de modèles de courrier que nécessaire : Demande d’avis médical, attestation de présence…
Il vous suffira de sélectionner les champs à afficher sur vos courriers, l’objet de votre demande et le contenu type de vos courriers.
Étape 5 : Paramétrage des fiches patients et trames de consultation
Cette étape vous permettra de personnaliser le logiciel afin qu’il s’adapte à votre activité.
Pour personnaliser vos trames de consultation, vous devez vous rendre dans le menu Patients > Gérer les champs personnalisés
Pour personnaliser vos fiches patient, vous devez vous rendre dans le menu Patients > Gérer les champs personnalisés > Fiche patients
Vous pouvez créer des tables personnalisées pour avoir des fiches patients plus complètes. Par exemple : Une table « Sphères » avec des champs « ORL, Viscérale… ».
A ce jour, vous ne pouvez pas supprimer les champs par défaut de la fiche patient. Vous pouvez seulement ajouter des champs à la suite de chaque table.
Nous vous donnerons prochainement la possibilité de masquer les champs et tables non utilisées.
Étape 6 : Paramétrage de l'agenda et des disponibilités
Cette étape vous permettra de personnaliser vos disponibilités et de les afficher ou non en ligne.
Tout d’abord vous devez paramétrer vos préférences pour votre agenda. Pour cela dans le menu de gauche, cliquez sur Tableau de Bord > Agenda.
Par défaut, nous vous proposons une vue jour (liste) de vos rendez-vous. Si vous souhaitez utiliser l’agenda semaine par défaut, vous devrez cliquer sur la petite roue crantée.
Par défaut vos disponibilités seront affichées au public pour la prise de rendez-vous en ligne. Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité, décochez la case.
Sélectionnez une durée par défaut de vos consultation et une vue par défaut qui sera affichée à chaque fois que vous cliquerez sur Agenda.
Vous pouvez aussi synchroniser votre Google Agenda avec Consultoo.
Créez ensuite les types de rendez-vous effectuées au cabinet et ajoutez une durée.
Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Types de rendez-vous
Par défaut, les labels seront créés avec la durée par défaut sélectionnée dans l’étape précédente.
Sélectionnez ensuite une couleur pour chaque type de consultation qui vous permettra d’avoir un repère visuel sur le côté gauche de chaque rendez-vous inscrit dans votre agenda.
Créez ensuite vos disponibilités afin de les voir affichées sur votre agenda semaine et de pouvoir ajouter facilement des rendez-vous depuis le tableau de bord.
Pour cela, rendez-vous dans Tableau de Bord > Gérer les disponibilités.
Cliquez sur le jour où vous souhaitez commencer à créer des disponibilités, sélectionnez tous les types de rendez-vous que vous acceptez, une durée de début et une durée de fin. Exemple, de 8h à 12h pour les labels 1ère Consultation, Nourrisson, consultation adulte.
Répétez ensuite la disponibilités les jours que vous souhaitez toutes les X Semaines en sélectionnant les Jours où vous souhaitez répéter cette disponibilité.
Supprimez ensuite les disponibilités des jours où vous ne travaillerez pas : congés, jours fériés…
Pour cela, rendez-vous dans Tableau de Bord > Gérer les disponibilités > Supprimer des disponibilités.
Étape 7 : Paramétrage de la compatbilité
Cette étape vous permettra de synchroniser votre compte bancaire sur Consultoo afin de faire remonter quotidiennement toutes vos opérations bancaires et automatiser votre comptabilité. Vous pourrez créer un accès à votre comptable si nécessaire.
Synchronisez votre compte professionnel avec notre partenaire Budget Insight agréé DSP2. Tout est crypté et ultra-sécurisé, personne d’autre que vous aura accès à ces données, pas même Consultoo.
Pour cela, rendez-vous dans Gestion > Cahier recettes/dépenses.
Cliquez sur « Se connecter à Budget Insight » puis choisissez votre banque et renseignez vos identifiants bancaires pour commencer à automatiser votre comptabilité.
Sélectionnez uniquement les comptes professionnels avec lesquels vous gérez votre activité pour commencer à générer automatiquement votre comptabilité.
Le solde de votre compte professionnel et vos opérations bancaires sont remontées quotidiennement. Chaque dépense et recettes sont catégorisées automatiquement.
Créez un accès pour votre expert comptable ou télétransmettez directement votre FEC, attestation et déclaration 2035… à votre AGA.
Étape 8 (facultative) : Importer des fiches patient et consultations
Cette étape vous permettra d’importer en masse toutes vos fiches patient depuis Doctolib ou tout autre logiciel.
Vous pouvez importer des données en masse depuis un fichier de votre choix ou depuis Doctolib.
Pour cela rendez-vous dans le menu Patients > Importer des fiches.
Sélectionnez les fichiers en format CSV que vous avez télécharger au préalable dans Doctolib.
Importez d’abord toutes vos fiches patients puis dans un second temps toutes les consultations.
Au bout de quelques minutes, votre fichier patient/consultation sera traité et disponible sur votre interface Consultoo.
Étape 9 : Validation de votre compte
Pour mettre votre profil en ligne et vous mettre en relation avec des patients, nous devons valider manuellement votre compte à l’aide d’un justificatif d’identité et d’une copie de votre diplôme ou de votre inscription au répertoire ADÉLI.